Mise en production de l'ERP Akuiteo
2 janvier 2025 : TOP DEPART
Retour sur un projet PHARE qui nous a tous monopolisés, occupés et préoccupés toute l’année 2024. Comme tout projet d’importance, il nous aura donné des sueurs froides !
En 2023, la direction du Groupe Yoni a décidé de procéder à un changement majeur de son système d’information de gestion interne et a fait le choix d’investir dans un nouvel outil, l’ERP Akuiteo.
Début 2024, nous lancions le projet stratégique et structurant pour le Groupe Yoni. Ce projet a mobilisé de nombreux acteurs et parties prenantes : la Direction Générale, l’équipe Projet Isabelle et Alexandre, les Directeurs Opérationnels Pierre, Sébastien, Michel et François Laurent, la direction financière Gabriel et les référents.
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Pour Quoi un tel projet ? Pour répondre à quels objectifs ?
- Renforcer la collaboration entre les services / filiales du groupe
- Harmoniser les bonnes pratiques
- Uniformiser les outils et l’information
- Améliorer le pilotage
- Responsabiliser les différents acteurs des projets vendus (commerciaux, projets, formations, ADV, facturation, recouvrement, gestion)
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Pour couvrir quel périmètre fonctionnel ?
L’ERP Akuiteo constitue LA colonne vertébrale de notre système d’information et couvre plusieurs domaines clés pour le Groupe Yoni.
Quels sont-ils ?
- Le CRM, la gestion des opportunités et la gestion commerciale
- Les ventes et la facturation du hors récurrent
- La gestion du négoce et des stocks
- La gestion des Affaires, l’avancement des projets, le suivi des temps et la gestion des notes de frais liées aux affaires et leur validation
- L’activité formation et le process Qualiopi
- La gestion des contrats et la facturation du récurrent
- La comptabilité, la trésorerie et le recouvrement
- Les tableaux de bord et le reporting
Isabelle a piloté la partie contrats clients, la formation, l’activité négoce et la gestion des stocks ;
Alexandre a piloté quant à lui, la partie gestion des affaires/projets, l’avancement des projets et le suivi des temps, la gestion commerciale et le CRM ;
Enfin, Gabriel a piloté la partie dédiée à la comptabilité, la trésorerie et le recouvrement des créances. -
Où en sommes-nous à date ?
L’année 2025 est consacrée au déploiement des fonctionnalités Akuiteo et à la montée en compétence dans la maîtrise de l’outil de tous les collaborateurs utilisateurs d’Akuiteo.
- Phase 1 (de janvier à février) : phase de démarrage du projet, mise en production et accompagnement de l’éditeur et des chefs de projet Isabelle et Alexandre
- Fin février : VSR (Vérification de Service Régulier)
- Phase 2 (depuis début mars) : déploiement, montée en compétences des utilisateurs dans la maitrise de l’outil Akuiteo et prise en charge des demandes utilisateurs par les référents
- Fin juin : Fin du déploiement de l’ERP Akuiteo
A fin juin, nous rentrerons dans une phase d’exploitation et de maintenance prise en charge et assurée par les équipes Finance avec l’accompagnement et l’aide des référents et de l’éditeur.
A date et à titre d’exemple les points restant à parfaire sont :
Suivi par Isabelle
Le calcul des commissions, diverses éditions pour le suivi de notre récurrence et l’accompagnement des équipes Administration des Ventes dans leur montée en compétence dans la maîtrise de l’outil
Suivi par Alexandre
Les éditions normalisées pour la formation, la reconnaissance du Chiffre d’Affaires par période et l’accompagnement du contrôle de gestion dans la maitrise des outils de reporting, l’apprentissage de BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools) pour nos éditions spécifiques et l’accompagnement des référents opérations et commerciaux
Suivi par Gabriel
Les cas particuliers de TVA et comptes étrangers, la revue des états financiers et quelques cas de gestion des règlements, la gestion des profils utilisateurs. La mise en place de clôtures mensuelles et la gestion des notes de frais.
En rythme de croisière, Akuiteo contribuera à :
Améliorer notre analyse des affaires et affiner la rentabilité des affaires vendues
Fiabiliser notre activité récurrente – contrats et abonnements
Simplifier l’accès à l’information grâce à un outil accessible et maîtrisé par tous les acteurs
Faciliter la création de reportings opérationnels pour tous
Un GRAND merci
Nous remercions toutes celles et tous ceux qui ont œuvré de près ou de loin à la réussite de ce projet pour leur engagement, leur implication et leur contribution. Nous pouvons être tous fiers du chemin parcouru collectivement. Merci à toutes et tous et BRAVO !!!
